Situation
Ma mission pour ce projet était de participer à l’organisation d’une soirée inédite que le café n’avait jamais proposée : son premier anniversaire. L’objectif était de créer une expérience inoubliable, permettant aux clients de découvrir le lieu autrement et de renforcer leur fidélité, tout en respectant le budget et l’identité du café. L’enjeu était donc de développer un événement marquant pour attirer plus de clients et valoriser l’image du café. Pour cela, j’ai réfléchi à quel univers je pouvais associer à cette soirée, j’ai réalisé des recherches de prestataires, étudié des idées d’animations et réfléchi à la mise en place pratique de la soirée, en accord avec ce que souhaitait ma tutrice. Le résultat attendu était d’avoir un déroulé clair de la soirée, avec des animations définies, pour que l’événement se déroule sans imprévus et soit apprécié par les participants.
Problématique
La problématique de communication pour ce projet était la suivante : “Comment faire du premier anniversaire de Pots & Papotes un événement inoubliable, alors que l’inauguration avait déjà rencontré un grand succès ?”
Actions réalisées
- Veille concurrentielle sur les communications des événements similaires organisés par d’autres cafés céramique afin de voir quelles animations et messages fonctionnaient bien
- Veille graphique sur les cartes d’anniversaires pour identifier les tendances des codes visuels et m’en inspirer
- Brainstorming personnel pour lister mes idées pour l’anniversaire
- Création de 3 moodboards pour définir un univers visuel et l’ambiance qu’on souhaite donner à la soirée
- Élaboration d’une stratégie de communication
- Rédaction d’un document pour organiser l’événement (l’univers choisi, les animations souhaitées, etc.)
- Élaboration de listes : prestataires possibles pour l’événement, goodies à offrir aux invités, questions pour le quiz qui sera organisé pendant la soirée
- Mise en place d’un tableau répertoriant les points de droit à respecter pour l’événement
- Demandes de devis auprès de prestataires
Les supports
Bilan de situation
Ce projet m’a permis de découvrir la partie organisation d’événements en communication et de mieux comprendre les contraintes réelles d’une boutique. Il m’a montré l’importance de préparer en amont, de réfléchir à l’univers et à l’ambiance de l’événement, et de coordonner différentes ressources, même si je n’ai pas pu suivre toutes les étapes jusqu’au bout. J’ai compris qu’une bonne préparation interne facilite grandement la mise en œuvre et que, dans la communication événementielle, il est essentiel de rester flexible et de s’adapter aux décisions de l’équipe.